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職位基本信息
1、職位名稱：行政專員（Administrative Coordinator），辦公位置設(shè)置在公司前臺區(qū)域
2、所屬部門：行政部（歸屬 Finance Director 間接管理，直接匯報至行政主管）
3、工作地點：廣州市黃埔區(qū)東區(qū)蓮潭路 7 號（公司提供免費班車）
4、工作時間：周一至周五 9:00-18:00（午休 1 小時），周六日雙休
5、薪酬福利：
（1）固定月薪（稅前）：6000-6500 元 / 月，年度 13 薪；
（2）福利：免費班車、五險一金 + 商業(yè)保險、年度體檢、節(jié)日福利（端午 / 中秋 / 春節(jié)）、員工團建（含跨部門國際團隊活動）、行政技能 + 跨文化溝通專項培訓(xùn)；
（3）辦公環(huán)境：國際化團隊、恒溫辦公區(qū)、前臺專屬接待空間（配置雙語標識與品牌展示區(qū)）
（4）備注（班車路線）：
A. 普暉村→青年路中國銀行→開發(fā)區(qū)路口天一居對面→塘頭→丹水坑公交站→南崗天橋底→公司；
B. 沙村地鐵站→新墩→夏浦→東興市場油站→東區(qū)（東澳廣場）→沙元天橋底→公司；
C. 體育西地鐵站→廣州大道中→華景天橋→棠下車站→黃村地鐵站→公司。
核心任職要求
1、學(xué)歷與專業(yè)：大專及以上學(xué)歷，行政管理、商務(wù)英語、國際商務(wù)等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先；
2、工作經(jīng)驗：1-2 年行政前臺或外企行政支持工作經(jīng)驗，有制造業(yè)（紙品 / 材料行業(yè)）行政經(jīng)驗者優(yōu)先；
3、語言能力：具備商務(wù)級英文讀寫 + 口頭溝通能力—— 能流暢對接外籍訪客的接待需求（如英文登記、路線引導(dǎo)），準確傳遞英文行政通知（如班車調(diào)整、節(jié)日安排），看懂英文辦公文件（如供應(yīng)商對賬單、國際快遞單）；
4、辦公技能：熟練運用 OFFICE 全家桶（Word：編輯雙語行政通知；Excel：制作物資領(lǐng)用臺賬、考勤異常報表；PowerPoint：協(xié)助整理員工活動 PPT），會基礎(chǔ)打印機 / 投影儀故障排查；
5、職業(yè)素養(yǎng)：
（1）工作細致嚴謹，有責任心與敬業(yè)精神，能把控行政事務(wù)的細節(jié)（如物資驗收時核對規(guī)格、文檔歸檔時標注編號）；
（2）具備跨文化溝通意識，尊重外籍員工的工作習(xí)慣（如預(yù)約接待時避開對方宗教節(jié)日），靈活應(yīng)對多元需求；
（3）服務(wù)意識強，能主動協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源（如訪客突發(fā)不適時聯(lián)系醫(yī)療人員、員工差旅受阻時協(xié)助改期）；
（4）團隊協(xié)作能力佳，能與采購、財務(wù)、IT 等部門高效配合，具備處理突發(fā)事件（如停電、快遞延誤）的應(yīng)變能力；
6、行業(yè)認知：了解離型材料 / 紙品制造業(yè)的基本業(yè)務(wù)邏輯（如知道“離型膜用于電子元器件保護”），能在客戶來訪時簡要介紹公司產(chǎn)品應(yīng)用場景，避免專業(yè)信息偏差。
詳細工作職責
（一）訪客接待與品牌形象維護 —— 打造公司“優(yōu)質(zhì)印象”
（1）核驗國內(nèi) / 外籍訪客身份（國內(nèi)登記身份證、外籍記錄護照 + 簽證），雙語確認來訪目的，同步被訪人并發(fā)放訪客胸卡，嚴守《訪客安全管理規(guī)范》；
（2）引導(dǎo)訪客至接待區(qū)，提供定制飲品、擺放雙語宣傳物料（2024 ESG 報告、產(chǎn)品手冊）并簡要介紹；協(xié)助工廠參觀（準備安全裝備、講解流程，不涉及核心技術(shù)）；
（3）訪客離場時收回胸卡、檢查遺留物品并登記，收集服務(wù)反饋，每周匯總形成改進報告提交主管。
（二）行政物資與后勤保障 —— 確保辦公 “高效無卡頓”
1、辦公用品全流程管理：
（4）辦公用品管理：每周匯總部門需求（含外籍特殊需求），協(xié)同采購跟蹤到貨、驗收入庫，登記發(fā)放并每月生成領(lǐng)用報表；
（5）工衣與快遞管控：每季度收集工衣需求（含國際尺碼換算）、跟蹤定制發(fā)放，每月 2 次協(xié)調(diào)工衣清洗；核對快遞申請（國際件確認英文地址），跟蹤物流并登記臺賬，接收快遞時核對通知；
（6）食堂與宿舍支持：每日核對考勤異常，每周五統(tǒng)計周末排班（含外籍）通知食堂；收集宿舍反饋并對接物業(yè)維修，協(xié)助檢查宿舍安全。
（三）跨部門協(xié)作與信息流轉(zhuǎn) —— 打通溝通 “無縫銜接”
（7）差旅與簽證輔助：按員工需求（含外籍）預(yù)訂差旅（優(yōu)先集團合作商），協(xié)助收集簽證材料、跟蹤辦理進度；
（8）班車與考勤協(xié)調(diào)：每日通知班車供應(yīng)商調(diào)整發(fā)車信息，每周匯總員工反饋督促整改；檢查考勤異常，督促補填說明并匯總報表；
（9）員工活動支持：協(xié)助籌備活動（統(tǒng)計人數(shù)、準備雙語物料），現(xiàn)場負責簽到與流程引導(dǎo)，活動后整理反饋并歸檔。
（四）辦公環(huán)境與文檔管理 —— 守護辦公 “安全又規(guī)范”
（10）辦公區(qū)域維護：每日巡檢前臺（設(shè)備、物料、整潔度），協(xié)調(diào)保潔清潔；下班前關(guān)閉非必要電器、鎖好敏感文件；
（11）文檔管理：每日收集行政文件（核對完整性），每周按 “部門 - 日期 - 類型” 歸檔（紙質(zhì)入柜、電子備份），嚴守保密規(guī)定；每季度檢查文檔，過期文件按規(guī)銷毀并登記。
（五）應(yīng)急與特殊事務(wù)處理 —— 應(yīng)對突發(fā) “專業(yè)不慌亂”
（12）突發(fā)事件響應(yīng)：遇人員不適聯(lián)系醫(yī)療支持、設(shè)施故障對接維修；熟悉消防流程，協(xié)助檢查器材，緊急情況引導(dǎo)撤離；
（13）領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)：明確任務(wù)要求后制定計劃，過程中反饋進度，完成后登記臺賬并提交成果。