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一、職位描述
部門助理是連接部門內(nèi)外的重要橋梁，負責支持部門的日常運營和管理工作。通過高效協(xié)調(diào)、細致服務及有效溝通，確保部門運作順暢，提升團隊整體工作效率。
二、工作內(nèi)容
1.行政管理
o協(xié)助部門經(jīng)理制定并維護部門規(guī)章制度，監(jiān)督執(zhí)行情況。
o管理部門日常行政事務，包括辦公用品采購、資產(chǎn)管理、環(huán)境維護等。
o安排會議室預定、來訪接待及差旅預訂等工作。
2.文檔管理
o負責部門文件的整理、歸檔與保密工作，確保信息的準確性和安全性。
o編制會議紀要、報告、通知等公文，確保信息傳遞的及時性和準確性。
o協(xié)助完成年度工作計劃、總結(jié)及各類統(tǒng)計報表的編制。
3.日程管理與會議組織
o制定并跟蹤部門經(jīng)理及團隊成員的日程安排，提醒重要事項。
o組織并籌備各類內(nèi)部會議與外部活動，包括議程設置、材料準備、記錄會議要點等。
4.溝通協(xié)調(diào)
o作為部門內(nèi)外的聯(lián)絡人，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問題，促進跨部門合作。
o收集員工反饋，及時向上級反映并協(xié)助解決問題。
o與其他部門或外部合作伙伴保持良好溝通，確保項目順利進行。
5.人力資源管理輔助
o協(xié)助進行新員工入職手續(xù)辦理、離職手續(xù)辦理及檔案管理。
o參與員工培訓計劃的制定與執(zhí)行，協(xié)助組織培訓活動。
o協(xié)助進行績效考核數(shù)據(jù)的收集與初步分析。
6.其他任務
o根據(jù)部門需要，承擔臨時性、突發(fā)性工作任務。
o不斷學習新知識、新技能，提高個人綜合能力，為部門發(fā)展貢獻力量。
三、任職要求
教育背景：本科及以上學歷，管理類、文秘或相關專業(yè)優(yōu)先。
工作經(jīng)驗：具備1年以上行政或助理工作經(jīng)驗，熟悉辦公軟件操作（如Word, Excel, PowerPoint）。
能力要求：具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、時間管理能力、團隊合作精神及問題解決能力。
性格特質(zhì)：細心認真，責任心強，能夠承受一定的工作壓力。
語言能力：流利的中文聽說讀寫能力，良好的英文溝通能力者更佳。