崗位職責(zé):
一、印章及證照管理
1.負(fù)責(zé)公司印章、資質(zhì)證照相關(guān)流程及資料的審核、判斷,根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容將流程流轉(zhuǎn)至相關(guān)責(zé)任人審核,確保相關(guān)業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。
2.負(fù)責(zé)根據(jù)審批情況完成相關(guān)文件、資料用印事宜;按照業(yè)務(wù)需求出具相關(guān)資質(zhì)證照,確保相關(guān)業(yè)務(wù)及時(shí)開展。
3.負(fù)責(zé)公司印章和資質(zhì)證照的移交備案、日常保管和定期盤點(diǎn)等,確保印章、證照管理到位。
4.負(fù)責(zé)公司印章的刻制、封存、銷毀,負(fù)責(zé)和資質(zhì)證照辦理、工商變更和年審等。
5.負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司各單位(部門、基地、業(yè)務(wù)公司)印章、證照管理使用情況,確保相關(guān)業(yè)務(wù)合規(guī)開展。
二、外來文件管理
1.負(fù)責(zé)收集、匯總公司領(lǐng)導(dǎo)所需的各項(xiàng)政策、信息、文件。
2.負(fù)責(zé)公司外來文件的收取、擬辦、呈送、分發(fā)和整理歸檔等,確保及時(shí)處理國家、地方政府、行業(yè)上級單位和業(yè)務(wù)往來單位公文、電報(bào)和信息等。
3.負(fù)責(zé)外來文件的跟蹤督辦工作,按時(shí)反饋跟蹤督辦領(lǐng)導(dǎo)批示落實(shí)情況,確保外來文件及時(shí)辦理。
三、發(fā)文管理
1、負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部發(fā)文相關(guān)流程及資料的審核、判斷,根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容將流程流轉(zhuǎn)至相關(guān)負(fù)責(zé)人審核,確保內(nèi)外部發(fā)文審核無誤后完成印發(fā)。
2、負(fù)責(zé)公司各類公文的起草、格式調(diào)整、審核校對、印發(fā)登記和歸檔工作,確保公文管理工作按照公司相關(guān)制度形成閉環(huán)。
四、電子簽管理
1、負(fù)責(zé)公司各類電子簽的登記備案,對電子簽相關(guān)流程及資料的進(jìn)行審核、判斷,根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容將流程流轉(zhuǎn)至相關(guān)責(zé)任人審核,確保相關(guān)業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。
2、負(fù)責(zé)公司電子簽署管理系統(tǒng)和其他電子簽署平臺的日常監(jiān)管和使用,確保相關(guān)業(yè)務(wù)按照公司相關(guān)制度合法合規(guī)開展。
3.負(fù)責(zé)公司各類電子簽的日常管理和使用,指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查被授權(quán)部門對電子簽進(jìn)行規(guī)范化管理,確保相關(guān)業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。
五、檔案管理
1、負(fù)責(zé)公司各類檔案的歸檔、保管、借用和銷毀等工作,確保公司檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。
2.負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)公司各部門、基地、業(yè)務(wù)公司做好各類檔案材料的收集、整理工作,推動各類檔案及時(shí)移交、歸檔,確保公司檔案齊全、完整。
3.負(fù)責(zé)公司借出檔案的登記、跟蹤和回收,確保公司外借檔案用畢后及時(shí)歸還。
4.負(fù)責(zé)公司檔案室的日常管理,定期開展檔案盤點(diǎn)工作,定期巡查檔案室內(nèi)部環(huán)境,確保檔案室設(shè)施設(shè)備和環(huán)境安全,儲存在內(nèi)的檔案資料安全。
六、保密管理
1.負(fù)責(zé)公司涉密文件(信息)領(lǐng)?。ǔ洠?、呈送、分辦、保管和整理歸檔,同時(shí)在涉密文件(信息)流轉(zhuǎn)過程中嚴(yán)格落實(shí)保密管理制度,確保不發(fā)生失泄密事件。
2.負(fù)責(zé)按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見,將涉密文件(信息)線下流轉(zhuǎn)到歸口辦理部門,按時(shí)跟蹤密電責(zé)任部門的落實(shí)情況,確保相關(guān)工作要求及時(shí)落實(shí)。
3.負(fù)責(zé)公司保密工作日常管理、宣傳教育,完成公司各級涉密人員的登記備案和管理工作,確保保密工作合法合規(guī)開展。。
4.負(fù)責(zé)公司保密室的日常管理,定期巡查保密室內(nèi)部環(huán)境,確保保密設(shè)施設(shè)備和環(huán)境安全,保存在內(nèi)的涉密文件(信息)等安全。
七、綜合事務(wù)
1.負(fù)責(zé)按照人員調(diào)度安排,妥善處理相關(guān)工作。
2.負(fù)責(zé)管理相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域工作臺賬、工作資料,定期輸出工作簡報(bào)。
3.負(fù)責(zé)收集整理相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域培訓(xùn)資料,編制培訓(xùn)課件(PPT)制作、業(yè)務(wù)指引推文等。
任職要求:
1.本科或以上學(xué)歷,語言學(xué)、管理學(xué)、新聞學(xué)、法學(xué)等相關(guān)專業(yè);中共黨員優(yōu)先。
2.具有2年以上機(jī)關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)或知名企業(yè)行政文秘工作經(jīng)驗(yàn)。
3.熱愛文字工作,具備一定的政策理論水平、綜合分析能力和文字寫作能力,精通并熟練使用WPS、Word、PPT、Excel等辦公軟件。
4.具備優(yōu)秀的公文寫作能力、文書處理能力,熟悉掌握文書處理流程,熟練掌握公文格式、排版要求,精通工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、信函、通知、請示等各類公文寫作(面試需要提供1-5篇個人主筆材料)。
5.具有較強(qiáng)的保密意識、良好的組織協(xié)調(diào)能力、人際溝通能力及團(tuán)隊(duì)合作精神。
6.具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)和執(zhí)行能力,責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)致認(rèn)真,良好的心理素質(zhì)和抗壓能力。