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一、崗位核心職責(zé) （一）檔案收集與整理 1、按企業(yè)內(nèi)部檔案接收要求規(guī)定接收各部門移交的檔案資料（合同、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目文件等），按預(yù)設(shè)分類標(biāo)準(zhǔn)（如年度、部門、項(xiàng)目）進(jìn)行初步整理； 2、標(biāo)注檔案密級(jí)（公開、內(nèi)部、機(jī)密），確保敏感信息獨(dú)立存放。 3、編制檔案目錄，統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則（如“部門-年份-序號(hào)”），錄入電子檢索系統(tǒng)； 4、為檔案盒/柜張貼標(biāo)簽，標(biāo)明存放內(nèi)容、起止日期及保管期限。 （二）檔案歸檔與保管 1、按分類存放紙質(zhì)檔案至指定區(qū)域（檔案室/柜），確保防火、防潮、防蟲，并定期巡檢檔案保存狀態(tài)，修復(fù)破損文件（如補(bǔ)頁、覆膜），更換老化裝具。 2、維護(hù)電子檔案系統(tǒng)（如OA、專用檔案軟件），上傳掃描件并關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)（如關(guān)鍵詞、責(zé)任人）； 3、定期備份電子檔案至云端或離線存儲(chǔ)設(shè)備，校驗(yàn)文件完整性。 （三）檔案借閱與利用 1、審核借閱申請(qǐng)（線上/線下），核對(duì)借閱權(quán)限及審批手續(xù)；借閱時(shí)登記借閱臺(tái)賬（借閱人、時(shí)間、用途），跟蹤歸還進(jìn)度并催收逾期檔案。 2、快速定位所需檔案（實(shí)體或電子版），提供復(fù)印件或加密電子文件； 3、限制敏感檔案外借范圍，需現(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)全程監(jiān)督。 （四）檔案鑒定與銷毀 1、根據(jù)《檔案法》及企業(yè)制度，定期篩查到期檔案（如合同到期滿5年、財(cái)務(wù)憑證滿15年）； 2、參與檔案價(jià)值鑒定，區(qū)分“銷毀”“永久保存”“延期保管”三類。 3、對(duì)需銷毀檔案編制清冊(cè)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)審批后執(zhí)行，并監(jiān)督銷毀過程（碎紙/焚燒/數(shù)據(jù)擦除），留存銷毀記錄備查。 （五）檔案數(shù)字化與系統(tǒng)維護(hù) 1、執(zhí)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化計(jì)劃（如每年掃描歸檔量的20%），確保圖像清晰、OCR文字可識(shí)別； 2、掛接電子文件至檔案系統(tǒng)，建立與實(shí)體檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。 3、維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫字段（如分類標(biāo)簽、權(quán)限設(shè)置），定期清理冗余數(shù)據(jù)； 4、協(xié)同IT部門升級(jí)系統(tǒng)功能，解決檢索故障或權(quán)限異常等問題。 （六）合規(guī)與安全管理 1、確保檔案管理符合《檔案法》《保密法》及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如ISO 15489）； 2、配合審計(jì)、司法取證等外部檢查，完整提供檔案證據(jù)鏈。 3、配合智管部設(shè)置檔案室門禁權(quán)限，非授權(quán)人員禁止進(jìn)入； 4、加密存儲(chǔ)電子檔案，定期更換訪問密碼，禁用U盤隨意拷貝。 二、任職資格要求 1、大專及以上學(xué)歷，檔案管理、信息管理與信息系統(tǒng)、圖書情報(bào)學(xué)等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。 2、持有檔案管理員資格證書、保密管理培訓(xùn)證書者優(yōu)先； 3、1年以上檔案管理、文秘或資料管理員相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)； 4、掌握檔案分類編碼規(guī)則（如年度-部門-項(xiàng)目三級(jí)分類），獨(dú)立完成編目與上架； 5、熟練操作掃描儀、OCR識(shí)別軟件，完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化及元數(shù)據(jù)掛接。 6、熟練使用檔案管理系統(tǒng)（如紫光檔案、量子偉業(yè)）、電子檢索平臺(tái)；具備基礎(chǔ)圖像處理能力（如PDF加密、圖像糾偏、去噪）。 7、修復(fù)破損檔案（如裱糊、覆膜），管理溫濕度控制設(shè)備。 8、嚴(yán)格執(zhí)行檔案密級(jí)管理制度（如機(jī)密檔案獨(dú)立存放、雙人監(jiān)管），確保銷毀流程合法（如審批留痕、第三方監(jiān)督），規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。 9、能高校協(xié)同IT部門維護(hù)系統(tǒng)安全（如權(quán)限分配、日志審計(jì)）。