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一、開工前階段（前期資料準(zhǔn)備）
1. 手續(xù)報批文件：協(xié)助辦理工程開工前的各項報建、報監(jiān)手續(xù)。
· 收集立項文件、規(guī)劃許可證、用地許可證、施工許可證等。
· 準(zhǔn)備并提交施工單位資質(zhì)、人員資格證書、施工組織設(shè)計等報監(jiān)資料。
2. 圖紙與合同管理：
· 接收、登記、分發(fā)設(shè)計圖紙、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更通知單等。
· 管理工程合同、協(xié)議文件（施工合同、分包合同、材料采購合同等）。
3. 建立資料管理體系：
· 根據(jù)工程特點和當(dāng)?shù)貦n案館、質(zhì)檢站的要求，建立一套完整的資料管理目錄和檔案盒系統(tǒng)。
二、施工過程中（過程資料收集與整理）
1. 施工技術(shù)資料：
· 技術(shù)交底記錄：收集各級技術(shù)交底文件。
· 施工日志：督促并收集項目部的施工日志。
· 圖紙會審、設(shè)計變更、工程洽商記錄：及時登記、分發(fā)和存檔。
2. 施工物資資料（材料/構(gòu)配件/設(shè)備報驗）：
· 收集所有進場材料的質(zhì)量證明文件（出廠合格證、廠家檢測報告、商檢證明等）。
· 協(xié)助試驗員進行材料取樣送檢，并取回正式的復(fù)試檢驗報告。
· 填寫《工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表》，報監(jiān)理單位審批。
3. 施工測量記錄：
· 收集施工放線、標(biāo)高引測等測量記錄和報驗單。
4. 施工記錄：
· 收集與施工過程相關(guān)的記錄，如地基處理、樁基施工、混凝土澆筑、沉降觀測等記錄。
5. 施工試驗資料：
· 收集各類施工過程中的試驗報告，如：
· 土建類：砂漿、混凝土試塊抗壓強度報告、鋼筋連接（焊接）試驗報告、土壤壓實度試驗等。
· 安裝類：管道強度及嚴(yán)密性試驗、電氣接地電阻測試、系統(tǒng)調(diào)試報告等。
6. 隱蔽工程驗收記錄：
· 這是質(zhì)量控制的關(guān)鍵！在工程被隱蔽前，及時收集整理隱蔽驗收記錄（如鋼筋、地基、防水層等），并報監(jiān)理簽字蓋章確認(rèn)。
7. 檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄：
· 按照《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》，隨工程進度同步填寫、報驗和收集各檢驗批、分項工程、分部工程的質(zhì)量驗收記錄。
8. 安全與功能抽查資料：
· 收集屋面淋水、地下室防水效果、建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測量等記錄。
9. 監(jiān)理往來文件：
· 處理與監(jiān)理單位的日常文件往來，如報送《工程報驗申請表》、《監(jiān)理通知回復(fù)單》等，并保存好所有經(jīng)監(jiān)理簽字蓋章的文件。
10. 影像資料：
· 收集和整理能反映施工過程關(guān)鍵節(jié)點、隱蔽工程、新工藝、質(zhì)量問題等情況的照片和錄像資料。
三、竣工階段
1. 竣工資料整理與組卷：
· 將施工過程中積累的所有資料進行系統(tǒng)的整理、編目、排序、裝訂成冊。
· 按照當(dāng)?shù)爻墙n案館的歸檔目錄和要求，進行組卷，形成完整的竣工檔案。
2. 編制竣工圖：
· 負(fù)責(zé)督促、核查和收集根據(jù)施工實際情況（包括設(shè)計變更、工程洽商）修改完成的竣工圖，并加蓋竣工圖章。
3. 編制工程竣工報告：
· 協(xié)助項目經(jīng)理編制竣工驗收所需的各類報告和總結(jié)。
4. 檔案移交：
· 將整理好的竣工檔案分別移交給建設(shè)單位、城建檔案館和公司內(nèi)部存檔。
· 辦理正式的移交手續(xù)和清單。
四、其他綜合管理工作
1. 會議紀(jì)要：參加工程例會，記錄并整理分發(fā)會議紀(jì)要。
2. 文件收發(fā)與傳閱：負(fù)責(zé)項目部的所有收發(fā)文登記、傳閱和保管。
3. 信息化管理：使用專業(yè)的工程資料管理軟件進行資料的錄入、管理和檢索。
4. 溝通協(xié)調(diào)：與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、分包單位以及公司內(nèi)部各部門保持順暢溝通，確保資料流轉(zhuǎn)及時、準(zhǔn)確。